§ 1 Zakres przedmiotowy usług
1. Przedmiotem usług świadczonych przez Open Translations w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a podlegających uregulowaniom niniejszego Regulaminu, jest realizowanie tłumaczeń pisemnych, w tym przysięgłych oraz ustnych.
2. Zakres zleconych Open Translations usług oraz warunki ich realizacji określone zostaną w Zamówieniu, jakie złoży Zamawiający na formularzu Zamówienia opracowanym przez Open Translations.
§ 2 Zamówienie, termin i sposób wykonania usługi
1. Strony osobiście, w formie pisemnej lub z wykorzystaniem urządzeń do porozumiewania się na odległość [telefon, faks, poczta elektroniczna] ustalą warunki realizacji zamówienia, a następnie Open Translations zawrze je w formularzu Zamówienia przesyłając go Zamawiającemu w celu podpisania i niezwłocznego odesłania podpisanego Zamówienia Open Translations.
2. Zamówienie uważa się za przyjęte do realizacji dopiero z chwilą dostarczenia Open Translations [osobiście, faksem lub w formie elektronicznej (zeskanowany dokument)] podpisanego i opatrzonego pieczęcią Zamawiającego formularza Zamówienia.
3. W przypadku nie wywiązania się przez Zamawiającego z postanowień § 2 ust. 1 co do terminu dostarczenia Open Translations uzupełnionego Zamówienia Open Translations może określić nowy termin realizacji zamówienia.
4. Zamówienie uważa się za wykonane, jeśli Open Translations wykona Zamówienie w terminie i w sposób uzgodniony w formularzu zlecenia.
5. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Open Translations wynagrodzenie w terminie i w sposób uzgodniony w Zamówieniu.
6. Open Translations zobowiązuje się wykonać przyjęte Zamówienie przy zachowaniu najwyższej staranności.
7. W przypadku powierzenia Open Translations dokumentów lub materiałów do tłumaczenia, które muszą być zwrócone wraz z tłumaczeniem, Zamawiający potwierdza ich zwrot składając podpis na formularzu Zamówienia.
8. W przypadku tłumaczeń pisemnych potwierdzenie odbioru wykonanego zamówienia, co jest równoznaczne z potwierdzeniem jego wykonania, stanowi:
8.1. potwierdzenie nadania wiadomości elektronicznej z widoczną datą i godziną - w przypadku przekazania Zamówienia przy pomocy środków komunikacji elektronicznej
8.2. złożenie przez Zamawiającego podpisu na Zamówieniu lub paragonie
8.3. dokument nadania przesyłki - w przypadku przesłania Zamówienia pocztą lub pocztą kurierską
9. Potwierdzenie wykonania Zamówienia w odniesieniu do innych usług świadczonych przez Open Translations może stanowić pisemne potwierdzenie wykonania usługi podpisane przez Zamawiającego.
§ 3 Cena usługi
1. Wynagrodzenie za zrealizowanie Zamówienia ustalane jest przez Open Translations na podstawie kalkulacji kosztów, z którą zapoznawany jest Zamawiający i którą akceptuje przy podpisywaniu Zamówienia.
2. Podstawą do zapłaty wynagrodzenia jest faktura lub rachunek wystawiony przez Open Translations.
3. W przypadku tłumaczenia tekstów przeznaczonych do druku bądź publikacji i rozpowszechniania, w tym materiałów reklamowych (ulotki, strony www, foldery, etykiety itp.), Zamawiający może zlecić poddanie tłumaczenia dodatkowej korekcie wykonywanej przez Open Translations za odrębnym wynagrodzeniem w wysokości do 100% ceny tłumaczenia. Ostateczna wysokość wynagrodzenia za dokonaną korektę ustalana jest w drodze odrębnych negocjacji. W wypadku nie zlecenia przez Zamawiającego dodatkowej korekty Open Translations ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie Zamówienia wyłącznie do kwoty stanowiącej równowartość wynagrodzenia za takie tłumaczenie, z zastrzeżeniem postanowień § 4.
4. O zamiarze druku lub publikacji tłumaczonych tekstów Zamawiający jest zobowiązany poinformować Open Translations nie później niż w chwili składania Zamówienia pod rygorem utraty prawa do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń od Open Translations w wypadku nienależytego wykonania Zamówienia.
§ 4 Niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi
1. Wykonane Zamówienie uznaje się za wykonane nienależycie, jeśli:
1.1. nie zostało wykonane na stosownym poziomie fachowym,
1.2. nie zostało przekazane lub nie było gotowe do przekazania w uzgodnionym terminie.
2. W przypadku wykazania, że wykonane Zamówienie obciążone jest którąś z wymienionych w punkcie 1 wad, Open Translations zobowiązany jest do niezwłocznego ich usunięcia w terminie ustalonym z Zamawiającym.
3. Jeżeli wad określonych w ust. 1.1 nie można usunąć, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości 35 % wartości Zamówienia, a gdyby wady miały charakter wad istotnych, co zostanie stwierdzone w toku postępowania reklamacyjnego przeprowadzonego w trybie określonym w § 6, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości 70 % wartości Zamówienia.
4. W wypadku zwłoki w wykonaniu Zamówienia [ust. 1.2] Zamawiający uprawniony jest do obciążenia Open Translations karą umowną w wysokości 2% wynagrodzenia ustalonego za realizację tego Zamówienia za każdy dzień zwłoki, nie więcej jednak w sumie niż karą umowną stanowiącą równowartość 35% wynagrodzenia danego Zamówienia.
5. Zamawiający rozumie i akceptuje, iż Zamówienia realizowane w trybie przyśpieszonym i ekspresowym mogą być wykonywane przez grupę tłumaczy i korektorów, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii.
6. Strony nie ponoszą wobec siebie odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania lub nie wykonania swych zobowiązań w wypadku, gdy spowodowane to zostało wystąpieniem okoliczności o charakterze siły wyższej. W takim przypadku Strona dotknięta skutkami siły wyższej powinna niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie drugą stronę. Strony ustalą następnie nowy termin wykonania usług.
§ 5 Terminy zgłaszania wad w wykonanym zleceniu
1. Zamawiający jest zobowiązany zgłosić Open Translations na piśmie wady w wykonanym Zamówieniu niezwłocznie po ich stwierdzeniu, jednakże nie później niż w terminie 7 kolejnych dni kalendarzowych od dnia odbioru wykonanego Zamówienia.
2. Po upływie terminu wymienionego w ust. 1 wszelkie uprawnienia Zamawiającego wynikające z wad Zamówienia wygasają.
§ 6 Reklamacje
1. W przypadku wystąpienia między Stronami sporu co do wystąpienia wad, o jakich mowa w § 4 regulaminu, w wykonanym Zamówieniu Strony zobowiązują się niniejszy spór rozwiązać na drodze polubownej, na podstawie opinii biegłego przedstawionej przez niezależnego arbitra, wybranego wspólnie przez obie Strony z listy biegłych tłumaczy sądowych przy Sądzie Okręgowym w Tychach lub innego tłumacza zaakceptowanego przez obie strony.
2. Wysokość kary umownej wynikającej z postanowień pkt. 3 § 4 uzależniona jest od wyniku oceny dokonanej przez arbitra.
3. Do pokrycia kosztów sporządzenia opinii przez niezależnego arbitra zobowiązana jest ta Strona umowy, która w postępowaniu reklamacyjnym przegra spór.
§ 7 Wyłączność i odpowiedzialność
1. Zamawiający zobowiązuje się, że wszystkie ustalenia dotyczące realizowanego Zamówienia będą podejmowane jedynie w drodze kontaktów bezpośrednich wyłącznie z Wykonawcą. Zakazane jest prowadzenie przez Zamawiającego jakichkolwiek rozmów i ustaleń dotyczących Zamówienia bezpośrednio z osobami trzecimi, a w szczególności z tłumaczem, podwykonawcą Open Translations itp.
2. Jeżeli Zamawiający naruszy zakaz określony w ust. 1, zobowiązany jest on do zapłacenia Open Translations kary umownej w wysokości 100% ceny Zamówienia.
3. Open Translations ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą na rzecz Zamawiającego odstępnego w wysokości 20% wartości Zamówienia, od którego realizacji odstąpił.
4. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą Open Translations odstępnego w następujących wysokościach:
4.1. w przypadku, gdy Zamówienie obejmowało realizację tłumaczeń ustnych, symultanicznych lub konsekutywnych, a odstąpienie nastąpiło:
4.1.1. na 3 dni przed terminem tłumaczenia – 30% wartości Zamówienia,
4.1.2. na 2 dni przed terminem tłumaczenia – 40% wartości Zamówienia,
4.1.3. na 1 dzień przed terminem tłumaczenia – 50% wartości Zamówienia, powiększonego o równowartość kosztów rzeczywiście poniesionych przez Open Translations do dnia złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu i związanych z realizacją Zamówienia, a w szczególności kosztów wynajmu sali i sprzętu oraz wynagrodzeń podwykonawców. Przed złożeniem oświadczenia o odstąpieniu Zamawiający winien wystąpić do Open Translations z wnioskiem o określenie sumy poniesionych kosztów, o jakich mowa wyżej. Brak wpłaty potwierdzonej potwierdzeniem przelewu na konto wskazane przez Open Translations odstępnego w pełnej wysokości czyni odstąpienie bezskutecznym.
4.2. w przypadku tłumaczeń pisemnych lub tłumaczeń przysięgłych w kwocie odpowiadającej wartości wykonanego tłumaczenia wg stanu jego zaawansowania na moment otrzymania przez tłumacza informacji o odstąpieniu od realizacji Zamówienia, nie mniej jednak niż 35% wartości danego Zamówienia.
§ 8 Klauzula poufności
Open Translations zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich informacji udzielanych i udostępnionych mu przez Zamawiającego na potrzeby prawidłowego zrealizowania Zamówienia. Informacje takie mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom i podwykonawcom pracującym bezpośrednio nad realizacją danego Zamówienia. Open Translations oświadcza, że wszyscy tłumacze, którzy angażowani będą do obsługi zleceń Zamawiającego, zawarli z Wykonawcą umowę zobowiązującą ich do zachowania poufności wszelkich informacji pochodzących od Zamawiających.
§ 9 Postanowienia końcowe
1. Kwestie nie uregulowane w niniejszym Regulaminie podlegają właściwym postanowieniom Kodeksu Cywilnego, przy czym Strony zgodnie postanawiają wyłączyć wszelkie inne uprawnienia Zamawiającego płynące z niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia poza tymi, które zostały przyznane w niniejszym Regulaminie.
2. Regulamin jest dla Stron wiążący z chwilą podpisania zamówienia.
3. Postanowienia zawarte w Regulaminie mogą być zmieniane wyłącznie przez Open Translations z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2007 roku.
